Ako vybrať rezervačný systém pre malú prevádzku

Napíšte dodávateľovi, ako vyzerá váš pracovný deň

Koľko ľudí prijíma rezervácie? Kto poskytuje ktorú službu a ako dlho návšteva trvá? Potrebuje klient konkrétneho človeka, miestnosť alebo zariadenie? Odpovede určujú, ktoré termíny môžete ponúknuť. Voľný kalendár jedného pracovníka ešte nemusí vyriešiť spoločnú miestnosť, o ktorú sa delí s kolegom.

Zadanie môže byť krátke: „Pracujeme dvaja, máme jednu miestnosť a každý poskytuje iné služby. V utorok jeden človek končí skôr. Potrebujeme zapisovať aj telefonické objednávky.“ Je to modelový opis, ktorý si upravíte podľa seba. Dodávateľ by mal ukázať práve tento deň, nie iba všeobecnú prezentáciu.

Vyberte tri podmienky, bez ktorých sa nezaobídete

Zoznam funkcií rýchlo narastie, ale nie každá vám dnes pomôže. Najprv pomenujte tri situácie, ktoré musí systém zvládnuť. Pre samostatného barbera to môže byť dĺžka služby, zadanie telefonickej rezervácie a prestávka. Pre malý tím bude navyše rozhodovať rozdelenie práce medzi ľudí.

Každú podmienku napíšte ako úlohu s výsledkom. Namiesto „potrebujem pokročilý kalendár“ skúste „keď zadám dovolenku, klient si tento deň nesmie vybrať“. Neskoršie nápady, napríklad ďalšiu pobočku, si odložte bokom. Ak sa o nej rozhodnete, budete vedieť, ktorú cenu alebo možnosť treba znovu posúdiť.

Skúste službu, ktorá sa nezmestí do každej medzery

Modelový príklad: strih trvá 30 minút, úprava brady 20 minút a príprava medzi klientmi 10 minút. Zadajte samostatné služby aj spoločnú návštevu podľa svojho skutočného postupu. Pozrite sa, koľko času zaberú a či sa dlhšia služba neponúkne v medzere, do ktorej sa nezmestí.

Pridajte výnimku: pracovník v stredu končí skôr alebo je miestnosť časť dňa nedostupná. Skúste tiež návštevu tesne pred zatvorením. Tak zistíte, či systém rešpektuje celý potrebný čas a správne obmedzenie. Ak ponúkate strihy, konkrétnejšie nastavenie nájdete v návode pre barbershopy.

Na skúšku použite tento zoznam úloh

Vyskúšajte obe strany: klientsku rezerváciu aj správu prevádzky. Ako majiteľ potrebujete termín rýchlo nájsť a zmeniť; klient má rozumieť tomu, čo práve potvrdil. Pýtajte sa, kedy sa posiela oznámenie, kto schvaľuje návštevu a čo zostáva na vás. Nižšie je skúšobný postup, ktorý môžete použiť pri každom kandidátovi.

• Na telefóne vyberte službu a termín. V správe nájdite rovnakú rezerváciu.
• Pridajte objednávku prijatú telefonicky. Ten istý čas sa už nemá ponúkať online.
• Presuňte návštevu a skontrolujte nový aj pôvodný čas a správu klientovi.
• Zrušte rezerváciu a pozrite sa, či je výsledná dostupnosť správna.
• Zablokujte prestávku a dovolenku. Skúste sa do nich objednať.
• Nájdite kontakt na pomoc a opýtajte sa na jednu situáciu, pri ktorej ste sa zastavili.

Spočítajte náklad pre svoj tím a počet návštev

Porovnávajte rovnaký počet pracovníkov, služieb a rezervácií. Pripočítajte doménu, potrebné správy, platenú pomoc a prípadné poplatky za platby. Zistite cenu pridania ďalšieho človeka. Ročný plán prepočítajte na mesiac, ale pamätajte, že môže vyžadovať platbu na celé obdobie vopred.

Nasledujúci výpočet je model s ilustračnými vstupmi, nie cenník konkrétneho produktu. Ukazuje rozdiel medzi predplatným a nákladmi na vybraný rozsah. V skutočnej ponuke držte položky na rovnakom daňovom základe. Ak chcete začať bez predplatného, prečítajte si aj čo sledovať pri systéme zadarmo.

Nenechajte rozhodnúť najdlhší zoznam funkcií

Ku každej nevyhnutnej úlohe si zapíšte, či ste ju zvládli, potrebovali pomoc alebo ju riešenie nevie. Obrázok v prezentácii ešte nie je vykonaná úloha. Ak dve ponuky spĺňajú váš zoznam, rozhodovať môže jednoduchosť každodennej obsluhy, spôsob podpory a celková cena.

Položte aj otázku na odchod: „Ak službu prestaneme používať, ako získame naše údaje a čo sa stane s rezervačným odkazom?“ Nechajte si pomenovať rozsah a formát výstupu. Pri webe sa pýtajte osobitne na doménu a obsah. Prehľad toho, čo zahŕňa Rebooko, nájdete v popise produktu; konkrétny plán potom v cenníku.

Začnite na niekoľkých službách a skutočnom rozpise

Pred zverejnením odkazu nastavte služby, ktoré zastúpia rôzne dĺžky a pracovníkov, a dohodnite skúšobný čas. Jeden človek sa objedná, druhý skontroluje kalendár. Zmeňte aj zrušte termín a po skončení upracte testovacie záznamy. Na aktívnej prevádzke tým nesmiete zablokovať návštevu skutočného klienta.

Ak riešenie pridáva aj web, posúďte cestu zo stránky k rezervácii. Dobrý výsledok výberu sa dá povedať jednoducho: poznáte cenu, viete vykonať bežné úlohy a rozumiete tomu, čo urobíte pri výnimke. Až s týmito odpoveďami má zmysel porovnávať ďalšie doplnky.

Časté otázky